Knowledge Management Blog

Nachdem ich mich auf der Cebit mit Dietmar Schmidt über Liferay und den Sinn der mitgelieferten Portlets unterhalten konnte, ist es an der Zeit hier einige davon vorzustellen. Zunächst sei jedoch gesagt, dass die Standardportlets nicht viel mehr als eine Art Demo-Platzhalter sind und dementsprechend auch keinen Anspruch auf “ausgereifte” Funktionalität erheben. Sinngemäß sollte die eigentliche Funktionalität eines Portals aus den Portlets externer Quellen kommen, die durch das Portal eine einheitlich Oberfläche erhalten. Trotzdem werden bei Liferay zahlreiche Portlets mitgeliefert – was aus Marketingsicht natürlich verständlich ist. Meiner Erfahrung nach weckt dieser Umstand aber häufig den Eindruck, dass sich mit einem Standard-Liferay ein unternehmenstaugliches Portal aufbauen lässt. Da muss man eigentlich widersprechen: es lassen sich zwar ansehnliche und auch benutzbare Portale  “out of the box” erstellen, aber wirklich firmentauglich wird so ein Portal weder aus funktionaler noch aus technischer Sicht.

Trotzdem möchte ich einige der Standardportlets ein wenig näher erläutern, um den Einstieg in Liferay etwas leichter zu gestalten.

Web Content

Der typische HTML-Platzhalter. Mit einem Rich-Text-Editor kann beliebiger HTML-Code angezeigt werden. Die Funktionalität reicht aus, um einfache Texte mit Grafiken zu erstellen, aber schon bei Tabellen wird es ganz schnell “hakelig”, wenn z.B. die Ausrichtung nicht richtig klappt oder die Tabelle nicht korrekt dargestellt wird. Positiv: ein Web Content Portlet kann mit einem Anfangs- und Verfallsdatum versehen werden, verschlagwortet werden, kategorisiert werden und ist mit einem einfachen 4-Augen-Genehmigungsworkflow versehen.

RSS

Nichts zu beanstanden. Beliebig viele Feeds können eingebunden und zusammengefasst werden. Allerdings würde ich immer nur einen Feed pro Portlet empfehlen, da die Einstellungen (Titel anzeigen, Beschreibung anzeigen, Datum anzeigen usw.) für alle Feeds in diesem Portlet gelten und damit oft eine etwas unschöne Optik entsteht weil jeder Feed etwas anders aussieht.

Summary

Hat seltsamerweise eine Doppelfunktion: innerhalb einer öffentlichen Community zeigt es deren Namen und einen Link zum verlassen an. Innerhalb einer Benutzerseite (-community) zeigt es eine Übersicht über diesen Benutzer mit Name, Foto, Jobtitel und Tätigkeiten in Liferay an. Wichtig: das Summary-Portlet ist eine der wenigen Stellen in Liferay, an denen man andere Nutzer als Freund hinzufügen kann.

Freunde

Kann nur auf persönlichen Seiten eingebunden werden, und zeigt die Freunde dieses Benutzers an. Achtung, die Bedienung ist nicht ganz intuitiv: damit man mit jemandem befreundet ist, muss man diesem erstmal einen Freundesantrag schicken. Das funktioniert am besten, wenn der andere Nutzer ein Summary-Portlet auf seiner persönlichen Seite eingebunden hat. Auf dem Wall-Portlet geht es auch – ansonsten sind mir bisher noch keine Stellen aufgefallen. Jetzt kommt allerdings der Trick: damit der andere Nutzer sieht, dass ihn jemand als Freund hinzufügen möchte, muss er das Anträge-Portlet bei sich einbinden. Dort werden Freundesanfragen aufgelistet und können bestätigt werden. Na wenn das nicht mal intuitiv ist….

Anträge

Siehe Freunde-Webpart, wird benötigt um zu sehen wer einen als Freund hinzufügen möchte.

Wall

Eine Gästebuch, nur einzubinden auf persönlichen Seiten. Schlicht und funktional.

Blogs

Wichtiges Portlet, fügt einen Blog in die aktuelle Community ein. Die Funktionalität ist ausreichend um erfolgreich zu bloggen. Einträge können als RSS abonniert, bewertet und direkt in Social Bookmarking Tools aufgenommen werden. Der Haken kommt allerdings, wenn man mehrere Blogs innerhalb einer Community betreiben möchte. Theoretisch kann man zwar jeden Blog über die Konfiguration einem Bereich zuweisen, in welchem er gelten soll. In der Praxis führt das aber zu nicht nachvollziehbaren Vermischungen zwischen verschiedenen Blogs einer Community. Wer herausfindet, wie man verschiedene Blogs sauber konfiguriert, kann mir das gerne mitteilen.

Wiki

Sehr schlichte Funktionalität. Die Startseite kann zwar festgelegt werden, allerdings besteht außer seiteninternen Links keine Navigationsmöglichkeit. Text kann als kreolischer Markup und HTML eingegeben und anschließend wie im Web Content – Portlet kategorisiert und verschlagwortet werden. Genehmigungsworkflow gibts hier keinen.

Dokumentenbibliothek

Bis jetzt gute Erfahrungen damit gemacht. Durch Ordner strukturierbar, Dokumente werden versioniert gespeichert und können verschlagwortet werden. Einziges Manko: Dokumente können nicht ins Hauptverzeichnis der Bibliothek abgelegt werden sondern benötigen immer einen Ordner. Jede hochgeladene Datei kann in andere Formate umgewandelt werden (PDF, DOC, ODT) – allerdings nur, wenn diese Programme irgendwo installiert sind und Liferay entsprechend eingerichtet ist. Dank der Integration eines Sharepoint-Protokolls kann seit Version 5.2.1 direkt aus Microsoft Office auf die Dokumentenbibliothek zugegriffen werden. Eher ungewöhnlich: jede hochgeladene Datei kann bewertet und kommentiert werden.

Tag Navigation

Gute Idee, schlechte oder zumindest unverständliche Umsetzung. Die Tags werden in Kategorien angezeigt, also z.B. untergliedert nach Schlagworten für Dokumente, Wikiseiten, Blogeinträge usw. Prinzipiell eine prima Idee. Leider kann man nur zwischen “Alle Kategorien anzeigen” oder eben nicht auswählen. Hier wäre eine einzelne Auswahl von Kategorien wesentlich hilfreicher gewesen. Eine weitere Unverständlichkeit ist die Anzeige der Suchergebnisse zu einem Schlagwort. Einzig wenn ein Wiki oder eine Wiki-Anzeige auf der gleichen Seite wie die Tag Navigation eingebunden ist, werden Ergebnisse angezeigt. Hat man z.B. eine Seite erstellt, auf der sich eine Dokumentenbibliothek + deren Anzeige sowie eine Tag Navigation befinden, werden zwar die Tags der Dokumentenbibliothek angezeigt – allerdings werden nach einem Klick auf ein Schlagwort keine Treffer angezeigt. Auch hier: wenn jemand herausfindet, wo da der Trick liegt (so es denn einen gibt), bin ich für Hinweise dankbar.

Nochmal ganz generell: Anmerkungen / Berichtigungen nehme ich jederzeit dankend entgegen. Ich lerne Liferay selbst erst kennen und bin noch kein Experte, von daher jederzeit für Anmerkungen offen.

Webciety®, Web|ci|e|ty, die; – [Abk. von: Web Society]: Bestandteil der in Hannover stattfindenden CeBIT, unter Besuchern gern Webcity genannt.

Zusammenfassung meiner 4 Cebit-Tage in Twitterform:

- sehr interessante Gespräche zu Wissensmanagement und Microblogging geführt, u.a. mit Martin Lindner, Dietmar Schmidt und Willms Buhse (ok ok, kannte ich alle vorher nicht)

- großes Interesse an Liferay und Communote erlebt – insbesondere die strukturierte Verteilung von Mikroinformationen innerhalb von Unternehmen scheint großes Potential zu besitzen

- aufkeimende Zweifel, ob sich mit Liferay wirklich firmentaugliche Portale erstellen lassen. Für OpenCMS scheint es keine Portlets zu geben, Alfresco und Confluence hingegen lassen sich wohl gut bis sehr gut einbinden (hier ein Blogartikel zur Entwicklung von Confluence Portlets). Für nicht Internet-affine Leute war der Portalgedanke zwar erstmal schwer zu verinnerlichen, Interesse war aber auf jeden Fall vorhanden. Mal sehen ob ich zum Treffen der Liferay User Group kann.

- bin mehrmals auf Usability angesprochen worden – habe jeweils versucht daraus ein Gespräch zu Barrierefreiheit zu machen, leider ohne Erfolg

- Sascha Lobo erinnert mich an einen früheren Schulfreund

- bei Firefox und Thunderbird wird sich in nächster Zeit nicht viel tun (HTML 5 und CSS3 ja, aber größere Weiterentwicklungen konnte mir niemand zeigen)

Stand von Communardo Software auf der Cebit

Meine persönlichen Cebit-Schlagworte: stressig, interessant, belastend, spannend.

Obwohl die 3 Systeme nicht die gleichen Ziele verfolgen , haben sich doch alle das Schlagwort “Knowledge Management” auf ihre Fähnchen geschrieben. Ein Vergleich kann also nicht schaden. Stellen wir zunächst die Kontrahenten vor:

Microsoft Office Sharepoint Server 2007: schwergewichtige, eierlegende Wollmilchsau von Microsoft. Portalserver. Schwerpuntkt Dokumentenmanagement, Intra- und Internetportal, Wikisystem, Projektmanagement… eigentlich hat dieses System keine Schwerpunkte, es kann einfach alles. Leider fast nichts davon richtig. Aber dazu später mehr.

Atlassian Confluence: inzwischen nicht mehr ganz frisches Enterprise-Wiki der australischen Firma Atlassian. Schwerpunkt Intranet-Portal, Collaboration und hochwertiges Wiki.

Liferay: unser jüngster Kandidat ist ein Enterprise OpenSource Portal. Schwerpunkt auf Informations-Mashup, Intranet-Portal, Content-Management-System und Social Networking. Spannender Ansatz, kämpft aber noch mit Kinderkrankheiten.

Runde 1: Rechteverwaltung

Alle 3 erheben den Anspruch für sich, “Enterprise” – fähige Software zu sein. Ein gescheites Rechte- und Rollenkonzept sollte also vorausgesetzt werden.

Sharepoint lebt hier natürlich von seiner Nähe zu Microsoft. Insofern ist die Anbindung an Active Directories keine große Hürde – zumindest wenn man weiß was man tut. Seit der 2007er Version gibt es eine rollenbasierte Rechteverwaltung für Dokumentenbibliotheken, Ordner und einzelne Dokumente. Rechte lassen sich granular bis auf Dokuementenebene Benutzern und Benutzergruppen zuweisen. Ein mächtiges Workflow-System erlaubt Genehmigungsprozesse, die auch der größten Firma gerecht werden sollten. Zusammengefasst: umfangreiche, aber mitunter schwer zu handhabende Rechteverwaltung.

Confluence hat es hier etwas leichter, da es im direkten Vergleich mit Sharepoint nur einen kleinen Teil der Funktionsvielfalt mit sich bringt. Confluence gliedert seine Rechtevergabe in globale Brechtigungen, Bereichsberechtigungen und Seitenberechtigungen. Rechte können dabei entweder an einzelne Benutzer oder an Benutzergruppen vergeben werden. Meiner Meinung nach ein durchdachtes Konzept, auch wenn ein umfangreiches Portal mit einem komplexen Berechtigungskonzept in ein echtes Wirrwarr von Rollen und Rechten ausarten kann. Workflows beherscht Confluence standardmäßig nicht, kann aber über Plugins damit nachgerüstet werden. Zusammengefasst: für kleine und mittelgroße Wiki- und Portalprojekte absolut ausreichende Rechteverwaltung. Bei komplexen Anforderungen oder Workflows wird es allerdings kompliziert.

Beim Thema Berechtigungen merkt man Liferay seinen Frischlingsstatus meiner Meinung nach deutlich an. Bis zur Version 5.2 lagen alle Admin-Funktionen unübersichtlich in einzelnen Portlets verstreut. In seiner neuesten Version bringt Liferay zum Glück aber einen “Kontrollbereich” mit, der alle administrativen Funktionen unter einen Hut bringt. Schonmal ein echter Fortschritt. Welche konkreten Rechte ein bestimmter Benutzer in Liferay hat, lässt sich so einfach nicht sagen. Er kann Rechte erhalten durch seine Mitgliedschaft in internen: Organisationen, Gemeinschaften, Benutzergruppen und schließlich Rollen (User, PowerUser, Admin usw). Jede dieser Regelungen ist in sich verständlich, z.B. erhalten nur die Mitglieder einer Gemeinschaft Zugriff auf deren private Seiten – so kann man interne und externe Bereich gut voneinander abtrennen. Gleichzeitig kann aber z.B. jede Seite dieser Gemeinschaft noch mit Rechten für bestimmte Rollen versehen werden. Innerhalb der Seite können wiederum für jedes einzelne Portlet Rechte an Rollen vergeben werden. Und es geht noch eine Ebene tiefer: auch die Inhalte der Portlets können nochmal Rechte vergeben werden, z.B. für einzelne Wikiseiten, Blogbeiträge oder Dokumente. Man sieht, dass man hier vor lauter Rechten, Rollen, Gruppen, Organisationen, Gemeinschaften und Erlaubnissen schnell den Kopf verliert. Es lassen sich zwar praktisch alle Rechteszenarien abbilden, aber dafür braucht es dann auch jemanden der das ganze im Blick behält, sonst artet es zwangsläufig in Chaos aus.

Fazit: mein persönlicher Gewinner ist Confluence. Alle Rechte lassen sich ausreichend granular vergeben, erschlagen aber weder den Benutzer noch den Administrator mit zu großer Funktionsvielfalt. Sharepoint scheint mir am weitesten “gereift” und bringt mit den umfangreichen Workflows die professionellste Rechtekonfiguration mit sich. Liferay scheitert leider ein wenig an seinem Konzept – die Vielzahl an möglichen Berechtigungen wird benötigt um alle Fälle abzudecken – ist aber gleichzeitig ein Fluch für einen echten Enterpriseeinsatz mit komplexen Rechteanforderungen. Für alle drei Systeme gilt aber: nur ein gut durchdachtes Konzept führt zu einer sauberen und verständlich konfigurierten Anwendung.

Teil 2 des Vergleichs befasst sich mit dem Content Management.

Die American Foundation for the Blind startet eine Umfrage zum Thema Accessibility von Social Networking Sites: http://www.afb.org/Section.asp?Mode=Survey&SurveyID=102.

Die Umfrage richtet sich insbesondere an Nutzer assistiver Technologien. Befragt wird unter anderem die Meinung über die Zugänglichkeit von Social Networking Sites (Facebook, MySpace, Twitter, LinkedIn) sowie von Social Bookmarking Tools (Digg, Delicious, Mixx, Reddit).

In Anbetracht der ernüchternden Ergebnisse der Screenreader-Studie von WebAIM zur Barrierefreiheit von Web 2.0 Inhalten bin ich sehr gespannt, ob diese Umfrage die Ergebnisse der WebAIM bestätigen kann.

Ein weiterer Tag mit Liferay ist vergangen, daher nochmal ein kurzes Update meiner bisherigen Erfahrungen. Die von mir als fehlend bemängelte Sharepoint-Integration ist eigentlich gar keine echte Integration von MS Sharepoint – vielmehr unterstützt Liferay nun ein freies Sharepoint-Protokoll. Damit ist es möglich, Liferay aus z.B. MS Office heraus wie eine Sharepoint-Dokumentenbibliothek zu behandeln und Dokumente direkt aus der Liferay-Dokumentenbibliothek zu öffnen und dort wieder zu speichern. Bei der Bearbeitung gesperrt und versioniert werden sie auch gleich. Eigentlich keine schlechte Funktion, irgendwo dokumentiert wäre sie sogar noch besser gewesen.

Die OpenOffice-Integration ist mit meinem gesetzten Häkchen im Admin Bereich leider schon erschöpft – ab dann ist es möglich, die in Liferay verwalteten Dokumente direkt ins ODT-Format umzuwandeln. Für die Umwandlung muss allerdings OpenOffice auf dem Rechner installiert sein.

Die JIRA-Integration läuft immer noch nicht, aber wie heißt es so schön: die Hoffnung stirbt zuletzt.